變革管理：變革群島

Change Management：Islands of Change
變革管理：變革群島

看起來，成功的企業都持續尋求現狀的改變。企業組織通常都會派人探路，或許提供一個大致的方向，但是先遣人員從未清楚描繪地圖全貌。通常，在途中，探險家們會發現變革的新天地，會有許多的工具與技巧可用以改善組織現狀。但是，就算是最有冒險精神的探險家，都會在他們覺得自在的新環境待下來。會不會就因此錯過了更好的環境，也錯過了改善組織的不同方法與技巧？

想想以下幾個問題：

-願景、任務、策略、目標、中程目標、近程目標、行動，其中的差異是什麼？
-如何結合Lean Six Sigma（LSS）、平衡計分卡與策略地圖？
-您的職場行為風格為何？您可能的領導盲點又是哪些？
-當您遇到對重要變革的明顯抗拒，您該如何因應呢？
-您何時該運用5 S計畫、流程圖、Six Sigma的實驗設計以及失效模式工具？
-您該如何設計縮小績效差距的措施呢？
-您能否發展出完整的變革管理策略，涵蓋溝通計畫、訓練計劃、贊助者藍圖、教練式領導計畫以及抗拒管理？

如果您能充滿自信地回答這些問題，顯然您已經在組織變革的世界中遨遊許久。不過，如果您對某些答案不大確定，您或許需要花點時間，來場變革群島之旅。

Naming the Islands
島名


基本上，組織變革有三個最主要的元素：策略、戰術、成員。讓我們仔細檢視這三個元素，看看它們為何重要。

策略（Strategy）：根據韋氏大字典，策略是管理的技巧，尤其是利用精巧的計畫、機制、系統。對我們來說，策略是組織變革的整體計畫，建構願景並確定變革的主題與理由。對組織變革來說，策略是必要的元素，因為缺乏計畫與願景，就失去了方向。舉例來說，如果一群人迷失在森林的深處，在其中游蕩了數日，想要重返文明世界。他們辛苦地用開山刀企圖找出一條生路。過了幾天，他們發現自己回到原點，毫無進展。這時，其中的一位成員爬上了最高的一棵樹，並觀察遠處有白煙升起。他用他的開山刀指著遠方，大聲“最近的村莊就在那邊”！隨著明確方向的出現，他們開始具象化目標方向，並擬定行動計畫。

在今天的企業組織，每一個人都認真地工作，利用每一項可運用的工具，改善流程，達成變革。但是，缺乏對企業願景以及與策略的了解，他們可能只是往錯誤的方向前進，最後只是在原地打轉。

戰術（Tactics）：我們所說的“戰術”是指帶動變革的方法。我們如何推動所需的的變革？使用哪些工具？如何管理變革的流程？如果我們不清楚創造變革情境的有效工具，可能會在達成目標的過程中浪費寶貴時間。更糟的是，可能永遠都達不成預期的變革成果。

想想以下的畫面，如果有一位木匠正在建造一棟建築物，雖然他是手工精巧的高手，不過腰帶中只有一把鐵鎚。他利用鐵錘將釘子固定，卻也用鐵鎚將螺絲固定或裁切木板。有一天，另一位新的木匠報到。他同樣也只有一樣工具，是一把鋸子。接著，第三位木匠出現了，他手中唯一的工具是螺絲起子。接下來的幾天，這三位木匠相互觀察著其他人的工作，他們注意到，有些人在作某一類型的工作時特別有效率。很快地，他們知道，如果他們三個一起工作，將有效的工具應用在特定的目的上，會更有效率。因此，他們就利用鐵鎚釘釘子、用螺絲起子拴螺絲、用鋸子切割木板。

同樣地，創造組織變革的工具在適當的使用下，就能創造更大的價值。舉例來說，平衡計分卡是一個建構與溝通願景、任務、策略、以及結合日常工作與策略的絕佳工具。但是，就降低成本與縮短時間的要求來看，您可能需要的是Lean Enterprise這套工具。

此外，就像在上面的例子中，結合其他工具的使用，會使變革工具更有效益。因此，當大部分的人員只熟悉一種工具的使用，很可能會忽略其他有幫助的相關工具。

成員（People）：您是否注意過在職場中，絕少有和您具備相同特質的人？簡單地說，每個人都是不同的：他們來自於不同的基因組成與生活經驗。依據個別的環境與天然特質的組成，每個人都有不同的反應模式。每個人都發展出獨特的觀點與過濾資訊的方式。不同的個性、風格、偏好，以及過濾資訊的方式，會協助成員如何在變革情境下行動並做出反應。有些人可能歡迎變革的來臨，也想參與變革的過程；其他人則可能喜歡當旁觀者。少部分人可能會覺得受到威脅或害怕，甚至拒絕變革。甚至可能希望阻礙變革的投入。

在實踐組織變革時，必須體認成員是變革過程中最重要的元素。缺少了他們，所有的變革策略與戰術不會有任何效果。在人際互動中的一項工作是多認識自己。您的職場個性是什麼？您的思考偏好和決策風格又是什麼？一旦您更了解自己，您就可以學習與其他人互動與溝通。這些準備工作將協助您，以每個人都能了解的方式，解釋變革的需要。

Understanding Island Language
語言

策略、戰術和成員是組織變革的基本要素，也是三個小島的基石。您現在已經了解每一個小島的重要性，接著，就讓我們認識島上居民使用的語言與工具。在“策略島”上的居民，最常問的問題是：我們要往哪裡去？我們做得如何？哪些情況需要改變？為什麼需要改變？他們不但關心最後的成效，也關心過程全貌。他們使用的語言包含有以下單字：願景、目的、競爭、績效、目標、關鍵分析、腦力激盪、物流管理、要點，當然還有策略。基本上，他們期待看到組織未來5年、10年，甚至20年後，組織能夠達到的境界。他們將自己和鄰近的部落做比較，評估現行做法的有效性，常常能發現新的做法。在“策略島”上的居民，常使用的工具有：平衡計分卡、策略地圖，以及類似Malcolm Baldrige’s評估的標竿衡量方法。

在“戰術島”上的居民，他們主要關心如何達成所需要的變革，而非變革的必要性。他們只對能帶來有效變革的工具與流程感興趣。大多數時間，他們憂心現狀，並不像“策略島”上的居民一樣擔心未來。在他們的詞彙中，你會聽到：工具、硬體、程序、準則、細節、控管、計畫。“戰術島”上的居民藉由分配工作、組織、排程、追蹤，創造秩序。他們是勤奮的勞工，依賴秩序獲得成果。這些居民所使用的工具有：Six Sigma、Lean Enterprise、Human Performance Technology/Improvement、專案與供應鏈管理。

最後，在“成員島”上的居民最關心如何促進他人投入、獲得信任、在變革過程中消除恐懼。他們關心如何改善衝突以及增進團隊合作。您會聽到他們使用的單字，例如：溝通、價值、成長、互動、參與、訓練、措施、發展、情緒、人際互動。這些居民關心如何點燃社群的精神，他們透過分享、傾聽、表達與合作達成目標。在“成員島”上，團隊建立的工具、衝突化解的工具、職場工作風格評量工具相當受到歡迎。

Leave the land of status quo
改變現狀

當一個人看到組織內部有變革的需要，他就會鼓足勇氣離開安全地帶，現狀，然後向附近的小島游去，通常會游往一個他認為會最自在的地方。如果是對更大的藍圖有興趣的人，就會游往“策略島”，那些對方法、工具、技術有興趣的人就會游往“戰術島”。同樣地，“成員島”吸引那些對溝通、學習、感觸與知識感興趣的人。

許多人一輩子就快樂地呆在他們所選擇的島嶼上。因為，人們喜歡形成部落。部落可能是功能別的部門或是專業資格的組織。通常，其他部落的人也是如此。當他們花越多的時間與鄰近部落的居民溝通時，他們對變革成果的見解就會趨近一致。因此，為了有效地在組織內引領變革，變革的領導者必須要拜訪各個島上的其他部落，以了解他們的語言與工具。想一想我們剛剛提到的三位木匠，各自都只擁有一種工具。還記得當他們結合工具使用，妥善運用於適當的工作上時，所產生的可觀效率嗎？變革的過程是相似的：如果領導者對三個變革元素（策略、戰術、成員）的基本語言，以及所使用的工具有全面的了解，他們就提昇達成變革與持續變革的機率。透過和使用不同方式生活的成員溝通，他們將能組成一隻堅強的團隊，在每一項任務上都使用最強而有效的工具。

Building bridges
構築橋樑

回想一下文章開頭問題的答案。您當時能回答所有的問題了嗎？如果可以，您應該有足夠的資格當構築橋樑的工程師。如果您已經能運用不同群島的語言與工具，您可以協助居住於不同島上的居民相互溝通，並認同對方的價值。即使，當您發現您只在其中的一個島上感到舒適自在，那並不代表您不能城為構築橋樑的人。藉由參加不同島上居民所舉辦的工作坊或研討會，您可以成為全方位的變革領導者。您可透過閱讀書籍與文章，接受新的想法與做法；您也可以參加課程、新的團體，甚至邀請其他島上的居民到您的會議上做簡報。藉由四處旅行與探險的過程，轉型為變革領導者或變革代理人的個人發展投資，將會處處受到挑戰。在其中，難道還有比四處遊歷各個小島更好的成長方式嗎？